Im Interview berichten sie über die drei zentralen Themen ihrer Arbeit: KI-Anwendungen wie Sprachmodelle, Chatbots und Machine-Learning-Projekte inklusive Proof-of-Concepts (POCs), Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse und Big Data & Dashboards, also die Analyse, Visualisierung und Aufbereitung großer Datenmengen.
Was bedeutet euer Teamname „Data Processing & Engineering“ und welche Aufgaben übernehmt ihr?
Shak: Für uns bedeutet Data Processing, Daten so aufzubereiten und zu strukturieren, dass KI-Anwendungen zuverlässig damit arbeiten können. Wir modellieren Daten, entwickeln KI-Lösungen und automatisieren Abläufe. Im Kern arbeiten wir in drei Bereichen: KI-Anwendungen, RPA und Big Data & Dashboards.
Unser Name beschreibt nur einen Teil unserer Arbeit. Tatsächlich sind wir eher ein KI-Hub, der Datenmodellierung, Prozessautomatisierung und KI-Implementierung kombiniert.
Gurban: „Engineering“ heißt für uns, dass wir Konzepte auch technisch umsetzen: von der Datenarchitektur über die Modellierung bis zu Dashboards und Schnittstellen und Proof-of-Concept-Projekten.
Daniel: Grundsätzlich ist KI für uns immer ein Werkzeug, kein Selbstzweck. Wir nutzen sie, um Prozesse zu erleichtern, Abläufe zu beschleunigen und Ressourcen zu sparen – zum Beispiel Routineaufgaben zu automatisieren oder datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.
Welche Projekte laufen aktuell?
Shak: Wir haben aktuell viele spannende Projekte in der Pipeline. Ein Kernprojekt ist unser interner Chatbot „ESH GPT“, der auf einem Open-Source-Modell basiert. So behalten wir Kontrolle über unsere Daten und gewährleisten Datenschutz. Aktuell testen 45 Kolleg*innen die Lösung, später soll ein schrittweiser Rollout in der Verwaltung erfolgen.
Daniel: Parallel entwickeln wir regelbasierte Chatbots für Bürgerservices, zum Beispiel Terminvereinbarungen bei der Ausländerbehörde oder für Bewohnerparkausweise. Auch Transkriptionssoftware für Ratssitzungen, Umfrage-Chatbots oder automatisierte E-Mail-Sortierung gehören dazu.
Gurban: Das Projekt „Aqua-Check KI“ wird aktuell in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering für den Fachbereich 53 entwickelt. Jedes Jahr erhalten die Gesundheitsämter etwa 4.000 Berichte über die Wasserqualität von verschiedenen Laboren. Diese Berichte kommen in unterschiedlichen Formaten, von PDF bis hin zu Papierdokumenten. Die KI analysiert diese Wasserprüfberichte und extrahiert die relevanten Werte daraus. Bisher mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten mühsam manuell übertragen – ein Prozess, der erheblich Zeit in Anspruch nahm. Durch die Einführung der KI werden sie nun wertvolle Zeit sparen.
Daniel: Wir stehen im Austausch mit Stadtwerken, Ruhrbahn und dem Chief Digital Officer der Stadt Essen und bereiten eine aktive Mitwirkung vor. Aktuell begleiten wir Pilotprojekte zur Dokumentenverarbeitung, Datenklassifikation und Fahrzeitprognose. Zudem unterstützen wir den Aufbau des stadtweiten KI-Kompetenzzentrums – unter Berücksichtigung von DSGVO, EU AI Act und der Charta Digitale Ethik.
Wie kann KI Verwaltungsprozesse konkret erleichtern und welche Herausforderungen gibt es?
Daniel: KI hilft besonders bei Routineaufgaben. Mitarbeitende müssen weniger Zeit für Prüfungen oder Dateneingaben aufwenden und können sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Bürger*innen profitieren direkt von schnelleren Abläufen.
Shak: Wichtig ist: KI ist nicht perfekt. Wir arbeiten nach dem Prinzip „Human in the Loop“ – ein Mensch prüft die Ergebnisse der KI, bevor Entscheidungen final werden, etwa bei Bürgergeldentscheidungen. KI ersetzt also niemanden, sie unterstützt.
Daniel: KI entlastet. Menschen bleiben entscheidend für Kreativität, soziale Interaktion und komplexe Entscheidungen. Transparenz ist wichtig: Wir kommunizieren, was KI kann und wo ihre Grenzen liegen und wie wir sie verantwortungsvoll einsetzen.
Auch Datensicherheit und Datenqualität sind entscheidend. Fehlerhafte Daten führen automatisch zu falschen Ergebnissen. Deshalb prüfen wir Tools sorgfältig, setzen auf Open-Source-Lösungen und achten auf rechtliche Vorgaben.
Shak: KI braucht leider viel Energie. Große Modelle sind stromintensiv und daher nicht automatisch klimafreundlich. Wir müssen den Einsatz bewusst und effizient gestalten und prüfen, wie Energie nachhaltig erzeugt werden kann.
Geoffrey Hinton, einer der Väter des Deep Learnings, verließ Google, um frei über die Risiken und ethischen Herausforderungen Künstlicher Intelligenz sprechen zu können – ein Beispiel dafür, dass der Einsatz und die Auswirkungen von KI, einschließlich ihres Energieverbrauchs, sorgfältig abgewogen werden müssen.
Welche Projekte und Technologien begeistern euch aktuell am meisten?
Shak: Spannend ist generative KI wie GPT-Modelle. Damit können wir Texte, Bilder oder Sprache analysieren und Prozesse automatisieren – etwa Transkriptionen oder Auswertungen. Jedes Modell hat seine Stärken: Einige für Text, andere für Bilder oder Sprache.
KI entwickelt sich ständig weiter. Neue Modelle und Tools bieten jede Woche neue Möglichkeiten, die wir ausprobieren und in der Praxis testen können.
Daniel: Außerdem probieren wir klassische Machine-Learning-Projekte als Proof-of-Concepts aus, um zu prüfen, welche Technologien echten Mehrwert für die Verwaltung liefern.
Gurban: Besonders motivierend ist, dass wir die Tools direkt einsetzen können, um Routineprozesse zu beschleunigen, etwa in der Ausländerbehörde. Dashboards und Vorhersagen helfen zusätzlich, Abläufe zu überwachen und Ressourcen besser zu planen.
Wie kommt man an eure KI-Expertise, wenn Unterstützung gefragt ist?
Shak: Wir laden herzlich ein, auf uns zuzukommen, wenn Fragen offen sind oder Ideen zur KI-gestützten Prozessunterstützung umgesetzt werden sollen. Gemeinsam prüfen wir, ob und wie eine Umsetzung technisch möglich ist – sei es klassische KI, Robotic Process Automation oder Automatisierung von Abläufen.
Daniel: Wichtig ist, dass wir realistisch bleiben: KI allein kann keine fehlerhaften Prozesse perfekt machen. Aber wenn Fachbereiche ihre Abläufe verbessern, können wir passende Automatisierungen darauf aufsetzen. Wir unterstützen auch in Meetings, bei Fragen zu Hosting, Schnittstellen oder Cloud-Lösungen und bringen unsere Expertise ein.
Was plant das KI-Team für 2026?
Shak: Für 2026 stehen größere Projekte an: Wir entwickeln einen KI-Leitfaden für Kundinnen*Kunden, um den Einsatz von KI einheitlich und sicher zu gestalten. Außerdem wollen wir Sprachmodelle in die Sachbearbeitung integrieren, um Routineaufgaben effizienter zu bearbeiten, und begleiten verschiedene Pilotvorhaben in Organisationseinheiten, um KI-Lösungen praxisnah zu testen.
Vielen Dank, Shak, Gurban und Daniel – und weiterhin viel Erfolg bei der Gestaltung der digitalen Zukunft der Stadt Essen!
Fazit – auf den Punkt gebracht
Das ESH-KI-Team zeigt, wie Künstliche Intelligenz die Verwaltung sinnvoll unterstützt. Shak, Gurban und Daniel entwickeln smarte Lösungen, die Mitarbeitende entlasten, Abläufe beschleunigen und Bürger*innen besseren Service bieten. Immer datenschutzkonform, praxisnah und verantwortungsvoll.
Ihr Ansatz macht deutlich: KI ersetzt keine Menschen, sondern stärkt sie – und schafft neue Möglichkeiten für eine moderne, bürgernahe Verwaltung.
